秘书处工作概述：

秘书处是研究会的常设机构，对理事会负责。

秘书长在理事会、常务理事会领导下，主持秘书处工作。
秘书处实行秘书长负责制，常务副秘书长协助秘书长工作。副秘书长按分工各负其职。

秘书处设秘书长一人，常务副秘书长1人、副秘书长5-7人、秘书1人、干事和财会人员若干人。

一.主要工作内容：

（1）组织落实理事会、常务理事会的决议；

（2）拟定研究会工作总结、计划并组织实施；

（3）制定秘书处工作制度和秘书处岗位职责；

（4）负责研究会的人事管理、财务管理和文件、档案管理工作；

（5）负责研究会与各研究学术委员、各会员等上下协调联系工作，承办上级部门及领导交办的工作任务，协调分支机构、工作机构开展工作；

（6）出席常务理事会、理事会会议，接受常务理事、理事的质询和监督；

（7）负责研究会主要领导日常公务活动的安排；

（8）负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议和会长会议、秘书处会议的筹备及具体事务工作；

（9）做好研究会的各项接待工作；

（10）做好例会记录，简报和对内外宣传报道。

（11）做好研究会的其他日常工作。

二．工作原则

1．自觉履行各项职责，要求办文要准，办事要稳，情况要实，要慎。

2．工作及时，高效。

3．工作作风谦虚谨慎，办事公道，对人热情，实事求是，勇于创新。

三．工作制度

1.例会制度

每月召开一次秘书处工作例会，由秘书长主持。

秘书处会议组成人员因故不能出席会议时，须提前请假，并通过邮件发表意见。

2．财务管理制度

（1）坚持经费统一管理和“一支笔”审批制度。秘书处经费按照年度计划和研究会批准的开支计划统一掌握使用；经费支出一律实行秘书长“一支笔”审批制度。

（2）加强票据管理，保证资金安全。各种收费票据由指定专人管理。建立领用登记、收回管理手续。会计要严格按规定做好财务工作。

（3）坚持财务监督制度。财会人员要廉洁奉公，严格执行财经纪律和财务制度，正确组织收入，合理支出。

3．会议及活动记录制度

做好每次会议的纪要和简报等工作，并及时将纪要和简报上报会长及理事会成员。

4．来访接待制度

做好研究会的各省市相关团体，协会的接待工作

5．公章管理制度

（1）研究会的印章（包括行政章、财务专用章和其他专用章）由秘书长委托专门人员保管。印章必须在管理人员监督下使用，不得带离办公室；

（2）研究会和秘书处的文件、信函、法律文书等，如需加盖研究会或秘书处印章，承办人必须事先提出申请，经秘书长签字批准，方可按规定使用。印章使用时必须遵守严格的登记制度，要将文件名称、签发人、时间、经手人或用途等登记备案；

（3）秘书处财务专用章实行双人管理制度。

研究会和秘书处所有印章均不得在空白纸张上使用。除遇特殊情况，必须经秘书长批准，经办人要亲自办理登记手续。

6、文书档案管理制度

（1）公文使用的文种、格式、行文规则及公文办理、立卷、归档、销毁须符合国家有关规定。

（2）凡以秘书处名义编发的文件，须报送秘书长审阅并签发后，统一登记、编号。

（3）各委部不得以部门名义对外编发文件。

（4）秘书处收到的各类公文、信函等由办公室统一安排专人负责接收、登记，交秘书长阅批后按规定传阅、办理。

（5）传阅文件，由办公室制作传阅单，按秘书长阅批意见交各相关人员传阅。传阅完毕，及时交还办公室。传阅时间力求快阅快传，严禁私自抽取文件。

本制度自理事会通过之日起执行。

                                                 上海市知识青年历史文化研究会

2011年4月9日